Spécialiste en digitalisation

 Quelques conseils pour vous permettre de dicter

dans les meilleures conditions

- La transcription de l’enregistrement de vos travaux est aussi importante que vos travaux eux-mêmes. Une erreur ou absence de transcription peut avoir des conséquences importantes dans la qualité de vos travaux.

- Assurez-vous qu’il n’y ait pas de bruits de fond dans la pièce où vous dictez ; celui-ci sera enregistré et rendra l’enregistrement et l’audition difficiles (ex : la tondeuse du voisin si vous êtes à la campagne ou en ville les bruits du trafic routier, le claquement de porte, crissement de charnières).

- Evitez les lieux publics en général pour dicter : cafés, restaurants, gares, aéroports ; où alors isolez-vous dans un lieu fermé.

- Parlez clairement, suivant un rythme de conversation, plus rapide sans doute mais aussi clair ; souvent, une vitesse de dictée trop rapide entraîne la contraction des mots jusqu’à en devenir incompréhensible.

- Epelez tous les noms propres et les terminologies inhabituelles.

- Evitez de dicter par à-coups, extrêmement fatigants à transcrire ; préférez une dictée régulière.

- Lors de votre dictée, éviter aussi les longs moments « blancs », tout aussi fatigants à la transcription.

- Evitez d’utiliser des dictaphones qui s’activent dès que vous commencez à parler. La première phrase est souvent inaudible.

- A chaque relance de l’enregistreur (dictaphone), patientez 1 seconde avant de recommencer à dicter.

- Coupez votre GSM pendant que vous dictez. Les GSM émettent des perturbations audibles qui peuvent altérer l’enregistrement.

- Evitez de froisser des documents, de frapper la cuillère à café sur le bord de la tasse, d’activer et de désactiver votre stylo à billes, de tapoter sur la table ou de la cogner avec votre pied ; en résumé, évitez tous ces bruits que l’on fait sans le remarquer mais qui brouillent l’audition …

- N’attendez pas que votre dictaphone soit rempli avant d’envoyer les dictées.
Certains dictaphones numériques vont jusqu’à 179 heures d’enregistrement...

- Commencez votre dictée par saluer votre secrétaire ou simplement lui dire bonjour. La gentillesse et la bonne humeur faciliteront le travail.

- Identifiez-vous au début d’une dictée, et remerciez la secrétaire à la fin de votre dictée. Les dactylos préfèrent savoir pour qui ils/elles tapent et le font avec plus d’enthousiasme si ils/elles savent que la personne est agréable au contact.

- Indiquez le modèle de dactylographie à utiliser, ou spécifiez ce que vous allez dicter.
Nous utiliserons votre modèle standard si vous ne donnez pas d’indications précises.

- Spécifiez, dès le début, les informations préliminaires, telles le contexte, la date (pour des documents d’expertise : adresse complète, personnes impliquées…) que vous voulez voir apparaître sur le rapport (date de dictée, date de transcription, ...)

- N’oubliez pas de dire « fin de la dictée » à la fin de votre enregistrement.

Pour ce qui concerne les réunions de travail, IMPORTANT :

- Si vous voulez enregistrer une réunion de travail ou une conférence téléphonique, demandez à chaque intervenant de dire son nom avant de parler.

- Pour les réunions, veillez à mettre assez de micros en batterie pour que chacun soit assez proche du micro pour permettre au dactylo de comprendre ce qu’il dit sans être perturbé par des bruits environnementaux !

- En réunion, n’hésitez pas à imposer un « meneur de jeu » qui, au besoin, évite les discussions à plusieurs personnes, et peut aussi répéter en synthèse ce qui s’est dit ; pratique mais aussi utile pour la bonne compréhension de chaque participant.

- Imposez de couper les GSM ; même s'ils ne sonnent pas, ils émettent des perturbations audibles qui peuvent altérer l’enregistrement et rendre la compréhension impossible.

Et encore :

-               Si vous épelez des noms propres, vous pouvez utiliser, si vous le souhaitez le standard international : 

 Merci beaucoup d’avoir lu et peut-être apprécié ces quelques conseils.