Spécialiste en
digitalisation
Quelques
conseils pour vous permettre de dicter
dans les
meilleures conditions
-
La transcription
de l’enregistrement de vos travaux est aussi importante que vos travaux
eux-mêmes. Une erreur ou absence de transcription peut avoir des conséquences
importantes dans la qualité de vos travaux.
- Assurez-vous
qu’il n’y ait pas de bruits de fond dans la pièce où vous dictez ; celui-ci sera
enregistré et rendra l’enregistrement et l’audition difficiles (ex : la tondeuse
du voisin si vous êtes à la campagne ou en ville les bruits du trafic routier,
le claquement de porte, crissement de charnières).
- Evitez les
lieux publics en général pour dicter : cafés, restaurants, gares, aéroports ; où
alors isolez-vous dans un lieu fermé.
- Parlez
clairement, suivant un rythme de conversation, plus rapide sans doute mais aussi
clair ; souvent, une vitesse de dictée trop rapide entraîne la contraction des
mots jusqu’à en devenir incompréhensible.
-
Epelez tous les
noms propres et les terminologies inhabituelles.
-
Evitez de dicter
par à-coups, extrêmement fatigants à transcrire ; préférez une dictée régulière.
-
Lors de votre
dictée, éviter aussi les longs moments « blancs », tout aussi fatigants à la
transcription.
- Evitez
d’utiliser des dictaphones qui s’activent dès que vous commencez à parler. La
première phrase est souvent inaudible.
-
A chaque relance
de l’enregistreur (dictaphone), patientez 1 seconde avant de recommencer à
dicter.
-
Coupez votre GSM
pendant que vous dictez. Les GSM émettent des perturbations audibles qui peuvent
altérer l’enregistrement.
-
Evitez de
froisser des documents, de frapper la cuillère à café sur le bord de la tasse,
d’activer et de désactiver votre stylo à billes, de tapoter sur la table ou de
la cogner avec votre pied ; en résumé, évitez tous ces bruits que l’on fait sans
le remarquer mais qui brouillent l’audition …
-
N’attendez pas
que votre dictaphone soit rempli avant d’envoyer les dictées.
Certains dictaphones numériques vont jusqu’à 179 heures d’enregistrement...
-
Commencez votre
dictée par saluer votre secrétaire ou simplement lui dire bonjour. La
gentillesse et la bonne humeur faciliteront le travail.
-
Identifiez-vous
au début d’une dictée, et remerciez la secrétaire à la fin de votre dictée. Les
dactylos préfèrent savoir pour qui ils/elles tapent et le font avec plus
d’enthousiasme si ils/elles savent que la personne est agréable au contact.
-
Indiquez le
modèle de dactylographie à utiliser, ou spécifiez ce que vous allez dicter.
Nous utiliserons votre modèle standard si vous ne donnez pas d’indications
précises.
-
Spécifiez, dès
le début, les informations préliminaires, telles le contexte, la date (pour des
documents d’expertise : adresse complète, personnes impliquées…) que vous voulez
voir apparaître sur le rapport (date de dictée, date de transcription, ...)
-
N’oubliez pas de
dire « fin de la dictée » à la fin de votre enregistrement.
Pour ce qui
concerne les réunions de travail, IMPORTANT :
- Si
vous voulez enregistrer une réunion de travail ou une conférence téléphonique,
demandez à chaque intervenant de dire son nom avant de parler.
-
Pour les réunions, veillez à mettre assez de micros en batterie pour que chacun
soit assez proche du micro pour permettre au dactylo de comprendre ce qu’il dit
sans être perturbé par des bruits environnementaux !
-
En
réunion, n’hésitez pas à imposer un « meneur de jeu » qui, au besoin, évite les
discussions à plusieurs personnes, et peut aussi répéter en synthèse ce qui
s’est dit ; pratique mais aussi utile pour la bonne compréhension de chaque
participant.
-
Imposez de couper les GSM ; même s'ils ne sonnent pas, ils émettent des
perturbations audibles qui peuvent altérer l’enregistrement et rendre la
compréhension impossible.
Et encore :
-
Si vous épelez
des noms propres, vous pouvez utiliser, si vous le souhaitez le standard
international :
A Alpha |
F Foxtrot |
K Kilo |
P Papa |
U Uniforme |
Z Zulu |
B Bravo |
G Golf |
L Lima |
Q Québec |
V Victor |
|
C Charlie |
H Hotel |
M Mike |
R Rome |
W Whisky |
|
D Delta |
I India |
N November |
S Sierra |
X X-Ray |
|
E Echo |
J Juliette |
O Oscar |
T Tango |
Y Yankee |
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Merci
beaucoup d’avoir lu et peut-être apprécié ces quelques conseils.
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